BPO Back Office: Proses Administrasi Apa Saja yang Bisa Dialihkan ke Vendor?

Key Takeaways

  • BPO Back Office dapat mencakup berbagai pekerjaan administratif dan operasional yang berjalan di belakang aktivitas utama perusahaan.
  • Proses seperti travel reimbursement, medical reimbursement, administrasi GA dan Sales Admin, hingga pembaruan SKU di berbagai channel dapat menjadi bagian dari layanan BPO.
  • Pekerjaan yang bersifat repetitif, terstruktur, dan tidak membutuhkan pengambilan keputusan strategis umumnya lebih mudah dialihkan kepada BPO.
  • Penggunaan BPO bukan sekadar memindahkan pekerjaan kepada pihak ketiga, tetapi dapat membantu perusahaan mengalokasikan sumber daya internal untuk pekerjaan yang membutuhkan business judgment dan fokus strategis.

Ketika mendengar istilah Business Process Outsourcing atau BPO, banyak perusahaan mungkin langsung mengasosiasikannya dengan customer service, contact center, atau pekerjaan yang berhubungan langsung dengan pelanggan.

Padahal, fungsi BPO tidak berhenti di front office. Di balik operasional bisnis sehari-hari, terdapat berbagai pekerjaan administratif dan operasional yang membutuhkan waktu, konsistensi, serta sumber daya manusia untuk menjalankannya. Di sinilah BPO Back Office dapat berperan.

Secara sederhana, BPO adalah model ketika perusahaan mengalihkan proses bisnis tertentu kepada pihak ketiga yang memiliki sumber daya, keahlian, dan sistem untuk menjalankan proses tersebut. Dalam praktiknya, proses yang paling sesuai untuk dialihkan umumnya memiliki karakteristik repetitif, tidak bersifat strategis, dan tidak membutuhkan pengambilan keputusan.


Proses Administrasi Apa Saja yang Bisa Dialihkan ke BPO?

Salah satu area yang dapat dibantu melalui BPO Back Office adalah pekerjaan administratif yang memiliki alur kerja jelas dan dilakukan secara berulang.

Beberapa contohnya antara lain:

  • Travel Reimbursement

Pengelolaan travel reimbursement merupakan salah satu pekerjaan administratif yang dapat menyita waktu tim internal, terutama pada perusahaan dengan aktivitas perjalanan dinas yang cukup tinggi. Prosesnya dapat mencakup pengelolaan pengajuan, pemeriksaan kelengkapan dokumen, input informasi, hingga proses administratif sesuai dengan prosedur perusahaan.

Meskipun terlihat sederhana, pekerjaan seperti ini membutuhkan ketelitian dan konsistensi karena melibatkan banyak dokumen dan pengajuan yang harus diproses sesuai aturan perusahaan. Dengan dukungan BPO, pekerjaan administratif tersebut dapat ditangani oleh tim khusus berdasarkan SOP dan alur kerja yang telah ditentukan.

  • Medical Reimbursement

Hal serupa berlaku untuk medical reimbursement, di mana pengelolaan administrasi klaim medis membutuhkan proses yang terstruktur, mulai dari menerima dokumen pengajuan hingga memastikan informasi yang diperlukan tersedia dan diproses sesuai ketentuan perusahaan.

Alih-alih mengalokasikan terlalu banyak waktu tim internal untuk pekerjaan administratif yang berulang, perusahaan dapat menggunakan perusahaan outsourcing untuk menangani proses tersebut sesuai dengan SLA dan prosedur yang telah disepakati.

  • Administrative Support untuk GA dan Sales Admin

BPO Back Office juga dapat digunakan untuk mendukung pekerjaan administratif pada fungsi seperti General Affairs (GA) dan Sales Administration.

Kebutuhan administratif di kedua fungsi tersebut dapat melibatkan pekerjaan rutin yang membutuhkan konsistensi dan ketelitian, tetapi tidak selalu membutuhkan pengambilan keputusan strategis. Dengan membagi pekerjaan berdasarkan tingkat kompleksitasnya, perusahaan dapat menentukan aktivitas mana yang tetap dikerjakan oleh tim internal dan mana yang dapat dialihkan kepada BPO.


BPO Back Office Tidak Hanya Menangani Administrasi, tetapi Juga Operasional

Menariknya, penggunaan BPO Back Office tidak terbatas pada pekerjaan administratif internal. Dalam operasional bisnis tertentu, terdapat pula pekerjaan yang bersifat data maintenance dan operational support yang membutuhkan pengerjaan rutin dalam skala besar, seperti: 

  • Update SKU di Store, Website, dan E-commerce

Perusahaan yang memiliki banyak produk sering kali harus memastikan informasi SKU tetap diperbarui dan konsisten di berbagai kanal. SKU yang perlu diperbarui di store juga dapat membutuhkan pembaruan pada website dan platform e-commerce.

Ketika jumlah produk dan kanal semakin banyak, aktivitas tersebut dapat berkembang menjadi pekerjaan operasional yang cukup besar. Pekerjaannya mungkin tidak membutuhkan keputusan strategis, tetapi membutuhkan:

  1. Ketelitian dalam memasukkan data;
  2. Pemahaman terhadap SOP;
  3. Konsistensi antar-channel;
  4. Kemampuan menangani volume pekerjaan;
  5. Serta monitoring untuk memastikan informasi telah diperbarui dengan benar.

Karakteristik seperti ini membuat pekerjaan tersebut berpotensi menjadi area yang dapat didukung oleh BPO.


Bagaimana BPO Membantu Perusahaan Menghadapi Volume Pekerjaan yang Berulang?

Dalam operasional sehari-hari, pekerjaan seperti memproses reimbursement atau melakukan pembaruan informasi produk dapat terlihat sederhana, tetapi menjadi resource-intensive ketika volumenya meningkat. Misalnya, satu kali update SKU mungkin hanya membutuhkan beberapa menit. Namun, jika terdapat ratusan atau ribuan SKU yang perlu diperbarui di beberapa kanal, pekerjaan tersebut membutuhkan kapasitas operasional yang lebih besar.

Di sinilah BPO dapat membantu menjawab kebutuhan tersebut melalui tim khusus, proses yang terstandardisasi, serta monitoring terhadap kualitas pekerjaan.

Dalam model BPO modern, teknologi juga dapat digunakan untuk mendukung pekerjaan yang bersifat repetitif. Automation dapat membantu mempercepat proses, sementara manusia tetap dibutuhkan untuk monitoring dan quality control agar kesalahan dapat diminimalkan. 


Apa yang Perlu Disiapkan Sebelum Mengalihkan Proses Back Office?

Salah satu hal yang perlu diperhatikan adalah SOP dan business rules. Vendor perlu memahami bagaimana proses seharusnya dijalankan, termasuk kondisi tertentu yang membutuhkan eskalasi atau penanganan khusus.

Selain itu, perusahaan juga perlu menetapkan SLA dan KPI yang jelas untuk memastikan performa vendor dapat diukur. Untuk pekerjaan seperti reimbursement atau SKU update, misalnya, indikatornya dapat diarahkan pada aspek seperti:

  1. Ketepatan proses;
  2. Ketepatan waktu;
  3. Jumlah kesalahan;
  4. Pencapaian SLA;
  5. Volume pekerjaan yang diselesaikan;
  6. Serta kebutuhan eskalasi atau koreksi.

Dengan indikator yang jelas, perusahaan tidak hanya menilai BPO berdasarkan jumlah pekerjaan yang selesai, tetapi juga berdasarkan kualitas dan konsistensi proses.

Bagi perusahaan yang ingin mengoptimalkan proses administratif dan operasionalnya, transcosmos Indonesia dapat menjadi partner untuk mendukung berbagai kebutuhan BPO, mulai dari proses back office hingga dukungan operasional yang membutuhkan konsistensi, skalabilitas, dan pengelolaan berbasis proses.

Dengan mengidentifikasi proses yang tepat untuk dialihkan, perusahaan dapat memanfaatkan BPO bukan hanya untuk mengurangi beban pekerjaan administratif, tetapi juga untuk membangun operasional yang lebih terstruktur dan scalable. Pelajari lebih lanjut tentang BPO back office, hubungi tim ahli transcosmos Indonesia di sini.